Chiudere il trimestre sapendo già come è andato
Il 30 settembre è una data affollata. Cadono la LIPE del secondo trimestre, il termine ultimo del 730, l'imposta di bollo sulle fatture elettroniche, la dichiarazione IOSS, l'UNI-EMENS di agosto, la seconda rata della Rottamazione-quinquies statale, la quattordicesima rata della definizione delle liti pendenti e la quindicesima della regolarizzazione degli omessi versamenti.
Otto scadenze in un giorno. È normale che in quei giorni l'amministrazione guardi solo quelle.
Ed è esattamente il motivo per cui la chiusura che conta davvero non viene fatta.
Chiudere e sapere di aver chiuso sono due cose diverse
La chiusura fiscale risponde alla domanda: cosa devo allo Stato e quando. È obbligatoria, ha una scadenza, e se la sbagli ci sono sanzioni. Giustamente occupa tutta l'attenzione.
La chiusura gestionale risponde a una domanda diversa: come sta andando l'azienda. Non è obbligatoria, non ha scadenza, nessuno ti multa se non la fai. Per questo, nove volte su dieci, non si fa — o si fa a novembre, quando i dati arrivano insieme alla bozza di bilancio.
Il problema è che a novembre dell'anno restano sette settimane. E in sette settimane non cambi un fatturato, non recuperi un margine, non incassi un credito di sei mesi fa.
Il 1° ottobre invece te ne restano tredici. Quasi il doppio. È l'ultima volta nell'anno in cui hai ancora abbastanza tempo perché una decisione produca un effetto prima del 31 dicembre.
I quattro numeri che bastano
Non serve un consuntivo completo. Per sapere come sta andando un'azienda a fine settembre bastano quattro numeri, e sono quattro perché rispondono a quattro domande diverse.
1 · Fatturato dei nove mesi, confrontato con l'anno scorso. Non il valore assoluto: il confronto. 1.200.000 € non dice niente da solo. 1.200.000 contro 1.050.000 dice che stai crescendo del 14%. 1.200.000 contro 1.310.000 dice una cosa molto diversa, e a settembre sei ancora in tempo per reagire.
2 · Margine di contribuzione, in percentuale. Fatturato meno i costi che esistono solo perché quel fatturato esiste — materiali, lavorazioni esterne, provvigioni, trasporti. Diviso il fatturato. È la percentuale che ti resta per pagare la struttura e guadagnare. Se il fatturato sale e questa percentuale scende, stai vendendo di più e guadagnando di meno: è la situazione più pericolosa che esista, perché da fuori sembra che vada bene.
3 · Incassato, non fatturato. Quanto è effettivamente entrato in banca nei nove mesi. Il fatturato è una promessa, l'incassato è un fatto. La distanza fra i due è il tuo capitale circolante, ed è la ragione per cui un'azienda può essere in utile e non avere i soldi per pagare gli stipendi.
4 · Scaduto, diviso per fasce. Quanto ti devono i clienti e da quanto. Non un totale: a 30 giorni, a 60, a 90, oltre 90. Le fasce contano più del totale, perché un credito a 30 giorni è un ritardo e un credito a 180 è un problema. E sopra i 90 giorni la probabilità di incassare cala ripidamente — a quel punto non è più una questione di solleciti, è una decisione.
Le decisioni che dipendono da questi numeri
Qui sta il punto che di solito si salta. Questi numeri non servono a sapere. Servono a fare, e ognuno apre decisioni precise che a novembre sono già scadute.
| se vedi | la decisione che hai ancora davanti |
|---|---|
| margine in calo a fatturato stabile | rivedere i prezzi sui rinnovi di gennaio, che si negoziano a ottobre-novembre |
| fatturato sotto l'anno scorso | spingere l'ultimo trimestre, o tagliare costi prima che l'anno chiuda |
| scaduto oltre 90 in crescita | fermare le forniture a chi non paga, prima di aggiungere altro credito |
| incassato molto sotto il fatturato | rivedere le condizioni di pagamento per il 2027, e intanto pianificare la cassa di dicembre |
| utile in linea con le previsioni | valutare ora gli investimenti, finché c'è tempo per verificarne tempi e requisiti |
Quest'ultima riga vale più delle altre. Se stai valutando un investimento agevolato, i tempi li detta la singola agevolazione — alcune vanno prenotate prima, per esempio al MIMIT — e la verifica con il commercialista va fatta adesso, non a dicembre. Il 20 dicembre è tardi per scoprire un passaggio che andava fatto a ottobre.
Come averli il 1° ottobre invece che a novembre
Il motivo per cui questi quattro numeri arrivano tardi non è che siano difficili da calcolare. È che stanno dietro alla contabilità, e la contabilità arriva quando arriva.
Ma tre dei quattro non hanno bisogno della contabilità chiusa.
- il fatturato lo hai dal registro delle fatture emesse, che è aggiornato per obbligo
- l'incassato lo hai dall'estratto conto, che è in banca ogni giorno
- lo scaduto lo hai dalle partite aperte: fatture emesse meno incassi abbinati
Solo il margine richiede che i costi siano registrati e attribuiti. Ed è qui che si decide se avrai i numeri il 1° ottobre o il 15 novembre — perché dipende da quanto velocemente le fatture d'acquisto passano da «arrivate» a «registrate e classificate».
Se quel passaggio è manuale, il margine arriva tardi per costruzione. Ne parliamo mercoledì: il punto non è la bravura di chi registra, è quante volte un dato viene toccato a mano lungo il percorso.
Cosa preparare nei giorni prima del 30
Tre cose, e si fanno in un pomeriggio.
Sollecita lo scaduto adesso, non a ottobre. Un cliente che paga il 29 settembre entra nel trimestre; se paga il 2 ottobre no. Sembra contabilità, ma cambia la fotografia su cui prenderai le decisioni.
Fatti dare l'elenco delle fatture d'acquisto ricevute e non ancora registrate. Quelle sono costi già sostenuti che non compaiono ancora nei tuoi numeri, e sono sempre più di quante pensi. Se sono tante, il margine che leggerai il 1° ottobre sarà più alto del vero — e ti farà prendere la decisione sbagliata.
Decidi in anticipo cosa guarderai. Non «vediamo i numeri»: questi quattro, con l'anno scorso a fianco, su un foglio solo. Una chiusura gestionale che produce quaranta pagine non la legge nessuno, e quindi non serve a niente.
L'ultimo trimestre è l'unico che puoi ancora influenzare mentre lo vivi. Ma solo se sai da dove parti — e questo lo sai il 1° ottobre, o non lo sai più.
